[outlook][gtd] Outlook2007にGTDをどうやって実装するか。再考中。

※GTDのことがわかっていないと何を書いているのかわからないと思うので、もしも興味があれば以下の記事を先に読んでおいてもらうとよいと思います。

 

私はGTDを知ってから実践しているのですが、そのツールとしてはOutlookを使っています。Outlook2003のときにやり方を自分なりに考えて実装して使い続けているのですが、Outlook2007になって機能が増えたこともあり「Outlook2007上でGTDをやるのであればもっとよいやり方があるのではないか?」と前から思っていました。ちょっと時間がとれるようになったのでリサーチしてみました。

まず、現状

  • 受信トレイは常に空にする
  • 「タスク」をカスタマイズして’リスト’として使用
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  • 受信トレイから「タスク」への移動はDrug&Drop
  • 分類項目とは別に「カテゴリ」という自分で追加した属性も利用
  • 重要なアイテムは「重要度 高」に設定し、To-Doバーでは重要度高のアイテムのみ見えるように

つまり、受信トレイをinboxにして、そこに入ってくるものを「タスク」に裁いて整理、消化しています。

これをやる前よりはかなりうまく仕事を回せるようになったと思うのですが、それでもまだ以下のような不満点あります。

  • 「タスク」にいれてしまうと、そこから直接メールで「返信」できない
  • 「タスク」に入れるときに、種類やカテゴリをすべて設定できないので、一度タスクにいれてから再度振り分けている(2度手間)
  • OWAからでは「タスク」がまともに使えない

結局、本来は「タスク」のみをリストにしたいのに、使い勝手の問題から、受信トレイと「タスク」の2つが両方ともリストになってしまうことが多々あったということです。これをなんとかしたい。

他の人のやり方

私がやり始めたときにはWeb上で情報を探してもOutlookに関してはやり方は存在していなかったのですが、今はまた状況がかわっていて、結構情報がありました。

  • OutlookでのGTD – plus ultra blog
    • 受信箱に入ってきたメールは、action, later, reply, waitのどれかにすぐに移動してしまう
    • 投稿機能をつかって思いついたことを追加する。編集、更新も簡単
  • OUTLOOKを使った管理 – toyahの日記
    • メールは自分自身にもCCする。/@次の行動、@待つフォルダを作る/受信ボックスをINBOXとして使い、毎日空にする…
    • 期限付きのものは、仕事、スケジュールにドラック
    • 下書きも受信トレイに保存する
    • FreeMindと連動させる
    • 「投稿」機能を使う
    • 手帳も使う
    • GoogleDeskTopを使う
  • 特記無い限り特定不能 NotOtherwiseSpecified:[GTD] OUTLOOKの使い方 – livedoor Blog(ブログ)
    • 毎日受信ボックスは空にして帰る
    • いくつかの一般参照フォルダの他に「保留」「依頼/待つ」「実施」の3つを作成
    • 新しく来たメールは読んだ後とりあえず3つのフォルダ(「保留」「依頼/待つ」「実施」)のどれかに移動若しくは即削除
    • 朝と昼と帰る前に3つのフォルダの中身を確認
    • 「保留」フォルダの中から判断出来るものはやる
    • 「保留」「依頼/待つ」フォルダで回答が帰ってきた物は削除か所定の一般参照フォルダに移動
    • チームとしての課題はチームの「課題管理表」に移動して管理し週次打合せで毎週みんなで確認
    • メーリングリストやニュース等はフィルタを使って所定フォルダに自動移動し暇な時読む
  • OutlookでGTD – シリアル・ポップな日々
    • GTDの「プロジェクト」はアウトルックの「仕事」にいれる。
    • 繰り返し発生する作業のチェックリストは、アウトルックの「メモ」を使う。
    • 仕事以外でのGTDモレスキン・メモポケッツでアナログでやっている。
  • ELH式 OUTLOOKでGTDをやる方法 – エンタメLIFEHACKERS::mikye’s daily report
    • フラグを使ってGTDを実装
  • simon.says : Implementing Getting Things Done using Outlook 2007
    • マクロまで組んで理想の方法を追求しています。気合はいってます。
    • マクロや仕分けルールを使ってアイテムへのカテゴリ付けや移動が簡単に行える
  • Tasks and Time Management in Outlook : Outlook 2007 and Getting Things Done
    • カテゴリを使う
    • To-Doバーはカテゴリでソートするとよい
    • フラグをつけるとTo-Doバーに出てくる。規定でNo Dateにしておくと便利
    • カテゴリも一番よく使うものを規定にしておくと便利
    • 受け取ったメールで何かする必要のあるものはフラグを設定し、カテゴライズする。そうすればあとはTo-Doバーでやれる。Inboxから移動したければドラッグすればいい。
    • アクションが終わったらステータスを完了にする。To-Doバーからは消えてアイテム自体は残る
    • スケジュール化したかったら予定表に移動してからTo-Doバーのアイテムをドラッグすればいい
    • あるいはもっと簡単にやりたければ、メールを直接To-Doバーにドラッグし、その後目的のフォルダに移動すればいい。こうすれば2Dragだけで完了できる。
    • 新しい何かアクションが必要なことを思いついたらTo-Doバーに書き込んでTo-Doバー内でドラッグすればいい。
  • Outlook 2007で,メールボックスを効率的に管理する方法:ITpro
    • フラグと分類の使い分けについての解説

皆さん色々と独自の方法でがんばっていますね。なんだか色々方法がありすぎてちょっと混乱してきましたが、私としては現在の不満点を解消できればよいので・・・。

それで自分としては

色々考えた結果、基本路線は「Tasks and Time Management in Outlook : Outlook 2007 and Getting Things Done」の方法で行くことにしました。そこ
に適宜「simon.says : Implementing Getting Things Done using Outlook 2007」で紹介されているマクロや仕分けルールのテクニックを盛り込んでいこうと思います。

以下、自分のためのルール

  • 受信トレイはすぐに空にする
  • メールに分類項目をつける。いくつつけてもいい。タグのように使う。つける必要の無いものにはつけない。
  • 分類項目をつけたら@Categorizedフォルダに移動する
  • 通常のToDoには「次の行動」という分類をつける。数が多くなりすぎるのでフラグはつけない。
  • 「必ず実行したいこと」、「優先度の高いこと」に関してはフラグをセットする。期限があるのであればそれも加味して付ける。つまり、To-Doバーに表示したいものにフラグをつける。
  • 仕分けルールをつかって自分が送信したメールは受信トレイにコピーするようにし、それも処理すべきアイテムとする。
  • 自分が送信したメールでCCに自分のメールアドレスがはいっていたら、「待ち」に分類し、@Categorizedに移動する。

ひとまずこれでしばらくやってみようと思います!うまくいくかな・・・。

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